Oto garść porad, które sama stosuję, a które są według mnie skuteczne i które dają mi konkretne efekty.
- Planuj z wyprzedzeniem swój dzień, tydzień, miesiąc, kwartał. Planuj wstecz. Planuj każdy dzień wieczorem poprzedniego dnia, zaraz po tym, jak podsumujesz efekty swojej pracy z całego dnia (podsumowuj swój każdy dzień, tydzień, miesiąc, kwartał, rok).
- Ustal stałe punkty dnia, jak maile, telefony, spotkania z klientami, cykliczne zadania.
- Pracuj w odpowiadających Ci blokach czasowych (do wyboru: 15, 30, 60, 90, 180-minutowych), wyłącz na ten czas powiadomienia i dzwonki w telefonie. Po skończonym bloku zrób sobie odpowiednią przerwę. Nie przerywaj pracy, dopóki nie skończysz.
- Grupuj określone kategorie zadań – np. jeśli masz do wykonania telefony – wykonaj je jeden po drugim w bloku czasowym; jeśli masz wysłać maile – również wykonaj je w bloku. Nie mieszaj kategorii zadań ze sobą, bo zmęczysz się bardziej niż to konieczne.
- Jeśli przeglądasz media społecznościowe, przeznacz na to np. dwa razy po 30 minut w ciągu dnia, a po tym czasie konsekwentnie przejdź offline.
Dlaczego wykonywanie zadania jednej kategorii od początku do końca jest to ważne?
Bo każde rozproszenie uwagi powoduje, że potrzebujesz średnio około 20 minut (a najczęściej więcej), żeby ponownie skupić się na zadaniu. Jeśli przeglądasz co chwilę powiadomienia w telefonie w ciągu całego dnia, szansa na to, że wykonasz zaplanowane zadania, wydatnie maleje.
W ten sposób czujesz, że zmarnowałeś czas, zadania zaczynają się piętrzyć, a Ty odczuwasz coraz bardziej narastający niepokój, zadania jeszcze bardziej się kumulują, aż w końcu dopada Cię frustracja.
Ponadto, kiedy nieustannie się dekoncentrujesz, tak naprawdę mało istotnymi informacjami, musisz włożyć w swoją pracę jeszcze więcej uwagi, co może owocować np. większym zmęczeniem i gonitwą myśli pod koniec dnia nie pozwalającą Ci się wyciszyć i zasnąć.
- Dlatego konsekwentnie ustal, kiedy jesteś online, a kiedy online, a kiedy możesz sobie pozwolić bycie jednocześnie online i offline.
I jeszcze jedna uwaga na koniec.
- Grupuj w kategorie również przeglądane informacje – to pozwala Ci mieć obraz większej całości, a nie musisz koncentrować się na analizowaniu mało istotnych informacji pożerających Twoją uwagę.
Czyli na przykład – jeśli ciekawi Cię tematyka jakieś facebookowej grupy, to, zamiast przeglądać przypadkowo jej posty w strumieniu na głównej tablicy – wejdź na tę grupę i przejrzyj interesujące Cię posty. Jeśli interesują Cię biznesowe działania danej osoby, to wejdź na jej profil i przejrzyj go z góry do dołu.
Grupując w kategorie przeglądane informacje, masz pełniejszy obraz całości i wyzwalasz się z konieczności przetwarzania olbrzymiej ilości nieistotnych informacji-śmieci bezpowrotnie marnujących Twoje zasoby umysłowe i czasowe.
Gospodaruj oszczędnie swoją uwagą i czasem. To jedne z najcenniejszych zasobów, jakie posiadasz.
Trzymam za Ciebie kciuki!
Jeśli chcesz lepiej zarządzać swoim czasem, zapisz się na mój bezpłatny kurs – Jak Zyskać 2 Tygodnie w Roku?